Information für Mandanten gemäß Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)über die Verarbeitung von mandatsbezogenen Daten in der Kanzlei Dr. Wente

Verantwortung für den Schutz Ihrer Daten

Wenn Sie uns beauftragen, sind wir, die Kanzlei Dr. Wente (im Weiteren „Kanzlei), für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich, die wir im Rahmen der Mandatsbearbeitung erhalten und verarbeiten.

Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir folgende Informationen:

• Anrede, Titel, Vorname, Nachname,
• ggf. Namen und Bezeichnung der Gesellschaft oder Einrichtung, in der sie tätig sind,
• ggf. Ihre Berufsbezeichnung oder Berufsausbildung, Ihre E-Mail-Adressen für die Mandatsabwicklung (meist beruflich, ggf. auch privat) sowie die Namen und E-Mail-Adressen der von Ihnen mitgeteilten bzw. für die Mandatsbearbeitung erforderlichen Mitarbeiter oder Kontaktpersonen,
• Ihre Anschrift (geschäftlich und ggf. privat),
• Ihre Telefonnummer/n (Festnetz und/oder Mobiltelefon), Telefaxnummern,
• Informationen über Sachverhalte und Daten, die zur Geltendmachung und Wahrnehmung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats oder zur Abwicklung einer notariellen Angelegenheit notwendig sind,
• im Rahmen des Mandats anfallende Korrespondenz mit den darin enthaltenen personenbezogenen Daten,
• alle zum Zwecke der Abrechnung unserer Leistungen erfassten Daten (Tätigkeitsnachweise ggf. mit Ansprechpartnern von Telefonaten oder Besprechungen) einschließlich Kontoverbindungsdaten und erforderlichenfalls Ihrer Steueridentifikationsnummer,
• in Einzelfällen zudem weitere nach dem Geldwäschegesetz notwendige Daten, insbesondere das Geburtsdatum und den Geburtsort, die Nationalität, eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses, Daten zur wirtschaftlichen Berechtigung sowie Informationen darüber, ob Sie bzw. ein in Ihrem Mandat wirtschaftlich Berechtigter oder deren unmittelbare Familienmitglieder bzw. Ihnen nahestehende Personen eine politisch exponierte Person sind.

Art und Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer vorgenannten personenbezogenen Daten erfolgt auf Ihren Mandatsauftrag hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO für die gesetzmäßige und angemessene Bearbeitung Ihres Mandats und die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsverhältnis oder zur Abwicklung eines notariellen Vorganges (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c und e DS-GVO) erforderlich. Ferner verarbeiten wir die Daten zur Korrespondenz mit Ihnen, den Mandatsbeteiligten, -gegnern und beteiligten Gerichten oder Behörden sowie zur Rechnungsstellung. Bereits zur Kollisionsprüfung im Vorfeld der Mandatierung kann die Verarbeitung vorstehender Daten teilweise erforderlich sein.

Datenlöschung

Die im Rahmen der Mandatierung sowie der Mandatsbearbeitung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Rechtsanwälte (gemäß § 50 Abs. 1 BRAO 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde), gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO aufgrund von Steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c und e  DS-GVO zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind, die Aufbewahrung entsprechend § 24 Abs. 1 Ziff. 2 BDSG zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich ist oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO eingewilligt haben.

Weitergabe von Daten an Dritte und Kategorien von Empfängern

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte, öffentliche Register und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Wahrnehmung Ihrer Rechte. Dritte sind gesetzlich verpflichtet, die weitergegebenen Daten ausschließlich im durch die Mandatsbearbeitung gebotenen oder erforderlichen Umfang zu den genannten Zwecken zu verwenden.

Darüber hinaus erfolgt die Weitergabe von Daten nur, soweit Sie als Betroffener Ihre Einwilligung erteilen oder wir als Verantwortliche nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c
DS-GVO zur Weitergabe rechtlich verpflichtet sind, zum Beispiel gegenüber Steuer- und Finanzbehörden im Rahmen entsprechender Prüfungen.

Im Rahmen unserer steuerrechtlichen Verpflichtungen nutzen wir die Dienste und Leistungen eines Steuerberaters. Nur sofern es aus steuerrechtlichen Gründen erforderlich ist, kann dieser ggf. personenbezogene Daten einsehen (Honorarrechnungen mit Tätigkeitsnachweisen). Der Steuerberater ist infolge seiner beruflichen Verschwiegenheitspflicht zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet.

Unabhängig davon nutzt die Kanzlei für die Betreuung, Speicherung und das Hosting unserer IT-Systeme und Anwendungen Auftragsverarbeiter, die nach Art. 4 Ziff. 10 DS-GVO keine Dritten sind, der Verschwiegenheit unterliegen und Ihre Daten nur entsprechend unserer Weisungen verarbeiten.

Ein Transfer in EU-Drittländer findet dann und in dem Umfang statt, in dem Sie eine E-Mail-Korrespondenz mit uns aus dem EU-Ausland oder über E-Mail-Provider im EU-Ausland (wie z.B. Google oder Microsoft im Rahmen von Office 365), oder die Mandatierung eine Angelegenheit in EU-Drittländern betrifft und eine Kommunikation mit Beteiligten in den EU-Drittländern erfordert.

Das Anwaltsgeheimnis bleibt in jedem Fall unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung und in anwaltlicher Wahrnehmung Ihrer Interessen aufgrund des erteilten Auftrags.

Datensicherheit

Wenn Sie mit der Kanzlei über E-Mail korrespondieren, beachten Sie bitte, dass eine Übermittlung ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung keinerlei Datensicherheit beim Datentransport gewährleistet. Um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu ermöglichen übersenden Sie uns bitte vorab eine E-Mail mit Ihrem SSL-Zertifikat. Wir können Sie dann mittels S/MIME-verschlüsselten E-Mails anschreiben. Wenn Sie eine E-Mail von uns erhalten, hängt stets das SSL-Zertifikat des Versenders an. Dieses können Sie nutzen, um den jeweiligen Ansprechpartner mit E-Mails anzuschreiben, die durch S/MIME verschlüsselt sind.

Informationen über Ihre Rechte

Sie haben die Rechte:

• gemäß Art. 15 DS-GVO eine Bestätigung von uns darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie das Recht, Auskunft über diese personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Informationen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer in der Kanzlei gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO eine etwaig erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Zur Ausübung Ihrer Rechte oder für Fragen wenden Sie sich bitte an den Ihr Mandat bearbeitenden Rechtsanwalt oder an die Kontaktadresse:

Anwaltskanzlei Dr. Wente
E-Mail: office@kanzlei.wente.de
Telefon: +49 (0)89 287 00 72 – 0
Telefax: +49 (0)89 903 94 10

Beschwerderecht

Sind Sie der Ansicht, dass unsere Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Recht oder Gesetz verstößt, haben Sie gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder an die Aufsichtsbehörde unseres Kanzleisitzes wenden. Dies ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS‑GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an:

datenschutzbeauftragter@kanzlei.wente.de.